Se avete mai pensato che il business process management (BPM) fosse troppo complesso e che richiedesse troppo tempo per dimostrare di essere una scelta di successo per il vostro business, è tempo di rivedere queste posizioni.
Anche con un numero limitato di risorse interne, un'organizzazione IT di medie dimensioni può sviluppare una strategia di business process management in grado di aiutare un'impresa a ottimizzare i propri processi e ad avere un livello di efficienza pari a quello dei più grossi e agguerriti concorrenti.
In virtù delle loro dimensioni e della loro natura, le medie imprese si trovano in una posizione più vantaggiosa rispetto alla realtà più grandi per intraprendere un'iniziativa di process management di successo, ha sostenuto Dennis Drogseth, Vice President di Enterprise Management Associates, società di ricerca nel settore dell'IT. "Più piccola è l'organizzazione e più l'ambiente è favorevole a ottenere grandi cambiamenti", ha affermato.
"Nelle imprese più piccole, le questioni "politiche" sono ridotte ed è maggiore la possibilità di fare grandi passi avanti - ha aggiunto Drogseth -. L'awareness e la documentazione non devono raggiungere livelli esageratamente elevati per fornire un ROI rilevante e risultati in tempi brevi".
E spesso, non è necessario spingersi tanto in là per realizzare un efficace piano di business process management. Secondo l'opinione di Ken Vollmer, analista di Forrester Research, le organizzazioni del midmarket possono addirittura avviare iniziative di successo effettuando sostanziali cambiamenti nei loro processi, senza dover ricorrere a una strategia di BPM.
Ciò significa che se vogliono andare oltre, non dovranno partire da zero. Vollner ha sottolineato che "le imprese più piccole sono generalmente più flessibili e questo può giocare a loro vantaggio quando si tratta di concentrare gli sforzi per migliorare i processi".
Di seguito vi proponiamo gli step che secondo Vollmer si dovrebbero seguire per avviare una strategia di business process management:
- Identificare un team business/IT che nel passato ha lavorato bene insieme.
- Effettuare un brainstorming in relazione al processo cross-funzionale che deve essere migliorato. "Questo non significa mettere in atto un progetto massiccio; lo sforzo iniziale dovrebbe mirare a migliorare uno o due processi al massimo", ha detto Vollmer."In un primo momento, gran parte del tempo sarà dedicato alla formazione e alla familiarizzazione con le tecniche di miglioramento dei processi, perciò il team non dovrebbe pianificare molte altre attività. Le aziende hanno bisogno di imparare le basi del BPM prima di affrontare la "madre di tutti i progetti" in modo da partire in piccolo e crescere sulla base del successo degli sforzi iniziali".
- Stimare prudenzialmente il potenziale risparmio ottenibile attraverso il miglioramento. Utilizzare questa stima per effettuare l'acquisto di un tool di BPM.
- Quando stilate il budget, fate in modo che il team di gestione vi fornisca un elenco dei progetti successivi che potrebbero utilizzare gli strumenti proposti. In questo modo, non sarà solo il primo progetto a dover sostenere il costo totale del software.
- Nella fase esecutiva del progetto di miglioramento dei processi avvaletevi del miglior project manager di cui disponete per guidare le attività iniziali. Questo è un aspetto particolarmente importante perché individuare i candidati tra il personale interno è spesso un compito più difficile che non scegliere un tool di BPM: sia il business sia l'IT devono infatti sentirsi a proprio agio ed essere disposti a seguire le nuove politiche e i nuovi processi. "Avete bisogno di persone pazienti e capaci di ascoltare le esigenze all'interno dell'organizzazione", ha puntualizzato con fervore Vollmer.
- Nel corso del progetto, fate attenzione ai colli di bottiglia. Per esempio, secondo Vollmer molte organizzazioni spendono troppo tempo nella modellazione dei processi prima della loro ottimizzazione. "È un errore perché ritardano l'ottimizzazione". Tuttavia, è importante insistere su alcuni strumenti di modellizzazione, utilizzando un tool come Microsoft Visio o semplicemente anche grandi fogli di carta con attaccate note adesive, come consiglia l'analista di Gartner Janelle Hill. "In generale, noi raccomandiamo di effettuare l'ottimizzazione dei processi partendo dalla loro modellizzazione. Questo perché bisogna avere di una chiara comprensione del 'come è' e anche 'del come dovrebbe essere' la situazione", ha sostenuto Vollmer.
- Documentare le lezioni apprese e utilizzare queste informazioni per orientare gli sforzi supplementari. Poi, ha detto Drogseth, progetto per progetto, costruite una cultura di continuo miglioramento dei processi e della maggiore efficienza del business che si inserisca in modo ottimale nel livello di maturità del BPM della vostra organizzazione. "Io lo paragono all' ITIL: non è una lettura divertente, ma è un punto di partenza per avviare delle idee e dei confronti sui processi di miglioramento" ha concluso Drogseth.
