Sembra che ultimamente abbiano tutti in testa il cloud computing. Ma per le aziende piccole e medie, spostarsi verso il cloud non è facile, oppure lo è? Le organizzazioni tendono a effettuare il deployment di applicazioni Web per potenziare la collaborazione al loro interno senza sovraccaricare la rete aziendale.
Nella prossima versione di Office 2010, Microsoft includerà un bonus aggiuntivo per le imprese di ogni dimensione, Office Web Apps. Le versioni online delle applicazioni come Word, PowerPoint ed Excel potrebbero essere un buon modo per facilitare alle piccole e medie imprese l'accesso al cloud computing.
Nonostante le suite di produttività basate sul Web non siano una novità - Google Apps e OpenOffice.org sono offerte simili -, avere la possibilità di utilizzare le famigliari applicazioni proposte da Microsoft Office direttamente online permette di sfruttare le competenze acquisite dagli utenti finali e ridurre notevolmente i costi di implementazione e manutenzione.
Le implementazioni delle applicazioni Office consumano risorse fisiche (il pacchetto Office occupa diverse centinaia di megabyte e occupa una notevole larghezza di banda sulla rete durante il deployment) e finanziarie (sono obbligatori nuovi contratti o rinnovi contrattuali per avere l'ultima versione).
Tradizionalmente, le organizzazioni testano, preparano e installano le applicazioni di Microsoft Office ogni volta che è disponibile una nuova versione. Il processo non solo richiede tempo agli amministratori, ma anche agli utenti finali che hanno bisogno di tempo per l'apprendimento e l'adattamento alle nuove caratteristiche ai cambiamenti nell'interfaccia.
Ma con l'uscita di Office 2010, Microsoft offre una nuova opportunità al tradizionale approccio di distribuzione. Infatti, con Office Web Apps, le organizzazioni possono rinunciare a tutto il processo di distribuzione degli endpoint e utilizzare le applicazioni online.
Gli utenti di Microsoft Outlook Web Access (OWA) hanno già una certa familiarità con questo nuovo aspetto. OWA veniva normalmente eseguita in locale sul computer invece è oggi un'applicazione Web-based. Molte organizzazioni hanno optato per OWA durante la distribuzione di nuove versioni di Microsoft Exchange Server, invece di ottenere e distribuire immediatamente l'ultima versione locale di Outlook. Gli utenti finali sostengono di avere un'esperienza nettamente migliore con l'on-line rispetto alla versione locale.
Le versioni online delle potenti applicazioni presenti in Microsoft Office possono essere utilizzate nel cloud, attraverso i servizi Windows Live, come per esempio Windows Live SkyDrive, oppure entro i propri datacenter utilizzando i servizi di Microsoft SharePoint Server per collegare le versioni aggiornate dei popolari servizi di collaborazione Microsoft alle versioni online delle applicazioni Office. In entrambi i casi, gli utenti finali hanno bisogno solo di un browser Web e di un account cloud per accedere all' ambiente di collaborazione e a tutte le sue applicazioni.
Per accedere ai servizi Windows Live esterni, si usa l'account di Windows Live ID (gli utenti di posta elettronica Hotmail ne hanno già uno). Questa modalità è attualmente disponibile solo su base individuale. Per le versioni aziendali, l'account è basato sul servizio Microsoft Active Directory. Le organizzazioni avranno bisogno del licensing a volume di Office 2010 per autorizzare l'uso del repository dell'applicazione centrale.
I vantaggi del deploying di applicazioni Web
Office Web Apps cambierà la natura della produttività, della gestione
e dell'uso della suite nella vostra organizzazione. Il personale IT non dovrà
più distribuire in modo massivo i pacchetti applicativi di Office su ogni desktop
degli utenti finali. Per molte organizzazioni, il risparmio sui costi collegati
a questa attività già da solo giustificherà la scelta. Tuttavia, sarà necessario
distribuire l'appropriato plug-in del browser Web per ogni computer client.
Gli utenti finali saranno inoltre in grado di accedere da qualsiasi PC alle applicazioni Web-based e ai documenti, indipendentemente dalla loro ubicazione. Per le applicazioni che risiedono nel datacenter, è possibile utilizzare il nuovo Windows 7 DirectAccess, caratteristica che permette di collegarsi facilmente allo spazio Web interno da postazioni esterne.
Alcune versioni Web di applicazioni tradizionali dispongono anche di funzioni di produttività avanzate. Per esempio, le Apps Web di Word, Excel, PowerPoint e OneNote supportano tutte l'editing multiutente per lo stesso documento. PowerPoint Web permette di condividere una presentazione online con chiunque abbia accesso ai vostri spazi online. Tutte le applicazioni supportano la pubblicazione di blog, siti di social networking e siti online.
Infine, gli utenti potranno anche sfruttare i propri smartphone per accedere a Office Web Apps, disponendo di maggiore mobilità e flessibilità nel modo di produrre informazioni.
Il risparmio sui costi fornisce un ottimo motivo per valutare seriamente la nuova versione Web di Office 2010 e per rivedere le strategie tradizionali di distribuzione delle applicazioni interne.
*Danielle e Nelson Ruest sono esperti IT con un particolare focus sulla virtualizzazione, sulla disponibilità di servizi continuativi e sull'ottimizzazione delle infrastrutture
