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Per alcune industrie, la scelta di un nuovo sistema ERP è alquanto improbabile al momento attuale, visti i pesanti costi legati. Molti esperti, però, affermano che restare con i propri sistemi ERP legacy già ben sperimentati non significa necessariamente rinunciare a un progresso e a miglioramenti dei processi, né alle funzionalità avanzate permesse da piattaforme più moderne.
Ecco alcuni consigli per utilizzare al meglio un sistema già esistente.
Tenersi al passo con un upgrade dell'ERP
"Poiché molte aziende non dispongono della versione più aggiornata della loro applicazione, un semplice upgrade di un vecchio sistema ERP alla versione corrente può portare vantaggi senza alcun costo addizionale", afferma Murali Raghavan, vice president di iGATE Patni, una società di consulenza con sedi negli USA e in India.
"Con un upgrade si possono ottenere molti vantaggi dal punto di vista tecnico, tra cui una migliore integrazione con soluzioni ad hoc" sostiene il consulente. Purtroppo, però, non c'è modo di aggiornare una certa versione di un software se questa è prossima al phase out o ne sta per scadere il contratto di manutenzione. Tutti detestano gli upgrade, ma non sono necessariamente costosi né devono per forza richiedere molto tempo e il fornitore è probabilmente motivato ad aiutare il cliente con incentivi speciali per continuare a lavorare con un vecchio ERP.
Provare ERP a due livelli
Le aziende che decidono di non scegliere una migrazione in blocco a una soluzione ERP on-demand o Software-as-a-Service possono rivolgersi all'ERP on-demand solo per una specifica funzione. Utilizzando un modello “a due livelli”, una parent company può, ad esempio, conservare il proprio vecchio sistema ERP principale, mentre alcune delle singole filiali o business unit si affidano a ERP cloud per specifici moduli; questi sono spesso in grado di soddisfare meglio le loro particolari esigenze, risolvendo l'annoso problema per cui un unico sistema ERP completo e imponente può anche non rappresentare la soluzione ideale a livello di singola divisione.
Per esempio, si può fare rapidamente ricorso a uno strumento di e-commerce on-demand per avere un negozio online. La piattaforma on-demand deve integrarsi in modo abbastanza semplice con l'ERP principale e l'azienda può passare questa funzione al suo provider senza alcuna preoccupazione.
"L'implementazione di un ERP cloud per scopi specifici può rappresentare un modo efficace di gestire mutazioni e cambiamenti all'interno di un'industria, come quelli derivanti dall'applicazione di nuove leggi" afferma R. Ray Wang, CEO della newyorkese Constellation Research Inc.
"È facile che non si disponga dello staff necessario per gestire i continui aggiornamenti ed è più che ragionevole scegliere di farlo implementando soluzioni cloud - continua Wang -, ecco perché vediamo molti nostri clienti utilizzare ERP a due livelli".
Suggerimento per ERP a due livelli: prima di migrare, creare un'approfondita mappatura dei processi che documenti tutti i punti di contatto tra il sistema ERP principale e la funzionalità per cui ci si affiderà al cloud. Sebbene l'integrazione non sia difficoltosa da un punto di vista tecnico, gli effetti possono essere ben più importanti di quanto le aziende credano e il provider di servizi cloud deve essere in grado di fornire aiuto al riguardo.
Le aziende che cercano di aggiungere funzionalità Web devono anche spendere un po' di tempo in anticipo nella gestione del cambiamento e nella formazione ai dipendenti. Mentre, da una parte, i vecchi sistemi ERP possono essere un po' instabili, dall'altra sono in realtà molto veloci. Le loro schermate sono enormemente più rapide di una schermata Web, quindi le aziende devono pensare con un certo anticipo a preparare i lavoratori che ne saranno interessati.
Con la versione più recente dell'applicazione ERP principale e aggiungendo funzionalità on-demand ove necessario si può ottenere il meglio di due ambienti. “La chiave di tutto sta nel non frenare il vostro sistema ERP”, conclude Raghavan.
