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L'introduzione delle tecnologie wireless è un percorso non esente da ostacoli: problematiche di sicurezza e tecnologiche richiedono politiche di gestione e protezione ad hoc. In questo senso Forrester Research ha stilato un decalogo di best practice utili per le aziende che intendono implementare le tecnologie senza fili con un approccio oculato:
1. Creare un team interdipartimentale focalizzato. Si dovrà trattare di un gruppo di una decina di persone al massimo, provenienti da business unit, dipartimenti e divisioni che hanno molti utenti mobile, come l'It centrale, la sicurezza e le risorse umane. Il responsabile dovrà riportare direttamente allo sponsor che, in linea di principio, dovrà essere un manager esecutivo.
2. Verificare costantemente hardware, software e contratti. Ascoltare gli utenti è, infatti, fondamentale per capire il tipo di utilizzo del dispositivo e tarare, di conseguenza, i costi della connettività. Non sempre un contratto flat si rivela, infatti, la scelta più economica. Creare un inventario di tutti i dispositivi è, poi, una condizione fondamentale, così come lo è l'identifi cazione dei diversi device personali connessi alla rete aziendale.
3. Definire una strategia mobile di base. Stabilire le priorità in merito ad hardware e software può contribuire a creare un framework in grado di indirizzare al meglio gli investimenti. Questo dovrà inevitabilmente contenere un inventario dei profili utente, delle applicazioni e dei dispositivi supportati dall'It, così come una lista di dispositivi e applicazioni non supportate o, addirittura, non autorizzate.
4. Creare gruppi e sottogruppi per ciascuna area tematica. Servirà a definire le responsabilità specifiche, riducendo le sovrapposizioni, e a identifi care al meglio le carenze, in modo da assicurare il rispetto delle dealine di implementazione, migliorando l'operatività del team.
5. Favorire i contatti tra diversi team e business unit. I feedback dovranno essere sollecitati.
6. Stilare un documento che riassuma le policy. Questa sintesi, elaborata dal team centrale, dovrà essere fatta circolare all'interno dell'organizzazione, per conoscenza e approvazione. Dovrà essere programmato, con cdenza almeno annuale, un meccanismo di revisione delle policy, a opera dei manager delle aree maggiormente coinvolte nel progetto.
7. Distribuire le policy. Le indicazioni potranno essere pubblicate sulla intranet aziendale o inviate via posta elettronica ai singoli impiegati e manager.
8. Educare utenti e manager in merito alle nuove pratiche e ai cambiamenti introdotti. La flessibilità è importante per far familiarizzare gli utenti con le nuove policy.
9. Assegnare le responsabilità di aggiornamento. Si dovranno formare alcune risorse interne, in modo da garantire un supporto concreto ai colleghi/utenti riguardo all'utilizzo consapevole dei dispositivi mobile in azienda.
10. Aggiornare costantemente (almeno ogni anno) le informazioni su dispositivi, applicazioni, vendor e servizi. Il mercato delle soluzioni è in continua evoluzione.
