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Se siete il project manager di un importante progetto di Business Intelligence, ecco cinque suggerimenti che possono essere utili a definire le priorità, evitare conflitti, dare più potere ai membri del team che si occupa del progetto di Business Intelligence e assicurarvi in generale del fatto che le cose vadano per il verso giusto.
1. Gestire interessi e punti di vista per trovare soluzioni
I progetti di BI riguardano tutte le strutture all’interno di un’azienda. Ciò significa che i progetti BI coinvolgono molti dei dipartimenti, molti progetti in essere, e il più delle volte, interessi in competizione tra loro. Per arrivare a buoni accordi bisogna, però, capire le differenze tra interessi e posizioni prese.
La posizione è qualcosa che si desidera. Per esempio, un direttore commerciale alla riunione della pianificazione di progetto BI potrebbe dire "voglio essere il primo a ricevere questo report BI." Questa è una posizione.
L’interesse, invece, consiste nelle ragioni per cui si prende quella posizione. I desideri, timori, tutto ciò che ha portato a prendere quella "posizione x". Il valore dell’interesse rispetto alla posizione sta nel fatto che potete iniziare a capire cosa è importante e dove condividete comuni interessi: ciò aumenta le possibilità di soluzione.
Per capire quali sono gli interessi delle persone, dovete solo chieder loro il perché delle loro posizioni. Nelle riunioni di progetto potete anche fare un grafico di interessi e posizioni. Tutto ciò è di fondamentale importanza.
2. Definire gli obiettivi e fornire un feedback costruttivo
Quando le prestazioni del vostro team BI sono al di sotto delle aspettative, è importante capirne la ragione al fine di ottenere migliori risultati.
Recenti studi hanno evidenziato che una delle principali ragioni della mancanza di efficacia da parte del team è proprio la mancanza di feedback e di obiettivi chiari. Lo studio ha anche messo l’accento sulla mancanza di competenze nelle aree di progetto come fattori di fallimento, anche se meno determinanti rispetto alle questioni del feedback e degli obiettivi.
Obiettivo del project manager è definire gli obiettivi e fornire feedback. Il feedback deve essere dato spesso e presto, perché è sempre meglio dover chiedere una piccola correzione in corso d’opera quando si verifica un problema piuttosto che dover intervenire in caso di grandi difficoltà.
Un feedback positivo può essere un grande strumento, se è molto specifico. Per esempio, invece di dire “Hai fatto proprio un buon lavoro!" è meglio "Ho visto che hai fatto il report e mi sembra molto completo. Alcune persone mi hanno detto che è stato loro di grande aiuto per capire… "
Quando si tratta di fissare gli obiettivi, è importante fornire ai membri del team un’immagine chiara di quello che significa un risultato di successo di un progetto BI.
3. Fare in modo che le tensioni vengano gestite in modo sano
Quando, all’interno del team BI, si evidenziano punti di vista differenti su questioni sostanziali, è importante che il confronto avvenga in modo “sano” senza tensioni eccessive.
Bisogna fare in modo che si lavori con le maggiori informazioni possibili a disposizione. Meno informazioni si hanno, più tutto diventa opinabile. E offrite il maggior numero di alternative possibili per non rischiare che il gruppo si spacchi.
Lo spirito e lo humor aiutano ad abbassare le difese. Fanno sì che la gente sia più indulgente e si senta maggiormente a proprio agio: sorridere aiuta a lavorare.
4. Evitare la triangolazione
La tendenza alla triangolazione fa parte della natura umana. Lo si nota quando un membro del team di BI ha un problema con il lavoro di un altro e, invece di affrontare direttamente il problema con la persona interessata, richiede il supporto del manager o di un’altro che sia d’accordo con lui. Nelle situazioni di conflitto, la triangolazione è proprio una delle cose più pericolose da fare.
Come manager, se venite interpellati come terza parte in una situazione di conflitto, è importante sollecitare la persona ad entrare in contatto direttamente con chi ritiene stia rendendo poco, ma senza un atteggiamento volto ad emettere giudizi e sentenze sul suo operato. Va bene fare da mediatori, ma fate in modo che le parti in causa gestiscano la situazione tra loro. In genere, la triangolazione non risolve mai i problemi ed anzi porta solo a frizioni e pettegolezzi inutili senza che la persona interessata abbia un feedback sul suo lavoro.
5. Interpellare e tenere in considerazione il "vecchio" team BI
Spesso il top management crea nuovi team per i progetti di BI, perchè c’è un’esigenza di informazioni da parte del business che non è stata soddisfatta dall’attuale o dai precedenti team.
Ciò porta immediatamente ad una tensione malsana tra nuovi e vecchi team che devono invece collaborare tra loro in modo aperto, traendone entrambi il massimo beneficio.
