Se un'architettura di business intelligence può essere paragonata al motore di un'automobile, i tool front-end della BI potrebbero rappresentare la carrozzeria: sportiva, elegante, tipo di colore, cromatura e finiture completano l'opera. Si può anche disporre di un data warehouse perfettamente strutturato ma se ancora non avete il giusto tool front-end di BI, è difficile avere una business intelligence di successo. Le funzionalità tecniche sono importanti ma fanno solo una sottile differenza, come il look and feel e la facilità di utilizzo. Viceversa, se anche disponete di un potente e intuitivo front-end di BI, ma non avete prestato la necessaria attenzione ai componenti tecnici di base, l'implementazione completa sarà difficile e gli utenti incolperanno i tool di ogni eventuale problema. È necessario perciò non perdere di vista entrambi gli aspetti, anche se poi sono i tool a essere visibili.
In questo articolo descriveremo i vari tool front-end di BI più diffusi fra gli utenti business. L'elenco non vuole essere esaustivo e per rimanere aggiornati sui nomi di vendor e soluzioni, consultate il sito Web BIScorecard.
Query e reporting
I tool per le query e il reporting business sono spesso denominati "ad hoc query tool". Questa terminologia è un po' fuorviante, in quanto in realtà le query non sono sempre sviluppate ad hoc (come verrebbe spontaneo pensare), ma sono spesso report adattati. La differenza è che il report potrebbe essere stato creato da un utente aziendale, solitamente un utente esperto, piuttosto che da una persona dell'IT.
Il mondo del business cambia a un ritmo sostenuto e non consente di attendere settimane o mesi perché l'IT sviluppi un nuovo report. Per questo motivo gli utenti aziendali spesso chiedono di creare da sé query e report. Query di business e tool di reporting forniscono tale opportunità e sono spesso utilizzati nei processi decisionali e gestionali. Le query di business e i tool di reporting sono un modulo essenziale per consentire agli utenti un accesso “autonomo” alle informazioni.
In alcuni casi, i report sono veramente ad hoc: devono soddisfare una richiesta univoca di business, che non sarà mai più affrontata in futuro. Le query ad hoc possono avere una natura esplorativa dovuta alla necessità degli utenti di trovare la radice di un problema, di verificare una teoria o di cambiare un modello di business. La tabella seguente elenca alcuni esempi di report adattati, che possono condurre a una query ad hoc.
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Report adattato |
Scopo |
Query ad hoc correlata |
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Inventario per prodotto |
Determinare se un ordine può essere soddisfatto in giornata dal magazzino principale |
Se non ho più i prodotti nel mio magazzino principale, posso approvvigionarmi altrove? |
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Principali 10 clienti per trimestre e prodotto |
Determinare i clienti che generano la maggior parte dei ricavi |
Quale cliente è uscito dalla lista questo trimestre? Esistono alcuni prodotti che si prestano al cross-sell? |
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Ricezione delle materie prime e tempi di consegna |
Determinare il tempo necessario per acquisire le materie prime e quale fornitore è in grado di soddisfare gli ordini di acquisto più velocemente |
Ci sono altri fornitori che possono rispondere più velocemente? |
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Carichi di lavoro |
Individuare i periodi di maggior lavoro e i tempi d'attesa |
I livelli dello staff rispondono in modo adeguato alle necessità lavorative? |
Quando gli utenti esplorano i dati, ciò che inizia come query ad hoc o domanda specifica può poi diventare un report adattato. È importante riconoscere la natura iterativa della business intelligence e assicurarsi di avere a disposizione strumenti flessibili di BI.
La ricezione dei dati è solo una delle capacità dei tool per le query business; l'altro aspetto fondamentale è la presentazione e la formattazione dei dati, aspetto che genericamente viene chiamato reporting. I termini "query" e "reporting" sono a volte usati in modo intercambiabile, perché una query di business e un tool di reporting offrono entrambe le possibilità: ottenere i dati e formattarli per creare un report.
Le query di business e i tool di reporting variano notevolmente in funzione delle loro capacità di formattazione. Le caratteristiche di base consentono di cambiare il tipo di carattere dei titoli delle colonne, potendoli anche mettere in grassetto e centrare. La formattazione condizionale, per esempio, permette di visualizzare i valori numerici in rosso quando negativi o al di sotto di un determinato target e verde quando positivi o sopra il target.
Semplici stili di report includono la visualizzazione di informazioni in report cross-tab, di un grafico, o di un report uno a molti con raggruppamenti e totali parziali. I tool possono prevedere una serie di modelli per creare report formattati che utilizzano un look and feel in linea con le direttive aziendale. Le capacità di formattazione più complessi comprendono la possibilità di presentare più grafici in una pagina, magari provenienti da diverse fonti di dati.
Esempi di tool per le query business comprendono Web Intelligence di BusinessObjects, Cognos Query Studio e SAS Web Report Studio.
Una visione business dei dati
Tool per le query business consentono agli utenti aziendali di accedere a una fonte di dati (ad esempio database) usando termini commerciali senza dover scrivere alcun codice SQL. L'elemento chiave in questo caso è disporre di uno strato di metadati che nasconda la complessità della struttura fisica del database all'utente business tramite:
- L'uso della terminologia business, piuttosto che i nomi dei campi fisici. Per esempio, un utente può selezionare una dimensione come “Nome cliente ” piuttosto che un criptico campo come CUST.L33_NAME.
- La connessione automatica alle tabelle relative attraverso collegamenti.
- La fornitura di parametri che possono calcolare e aggregare elementi, quali ricavi, numero di clienti, numero degli ordini, prezzo medio di vendita.
Questo punto di vista business è il più importante elemento dei tool front-end di BI e quello su cui le varie divisioni aziendali e l'IT devono lavorare insieme per definire un modello.
Per le piattaforme di BI integrate, la visione business è comune a tutti i moduli dei tool di BI: query business di ricerca, reporting, analisi e dashboard. Quando la visione business è troppo orientata al data warehouse o al sistema sorgente con tabelle e campi nome confusi, gli utenti business sono sopraffatti e possono facilmente costruire query errate.
Anche scarse attività di progettazione forzano gli utenti a mettere troppa logica e troppi calcoli all'interno di singoli report e dashboard. Per queste ragioni, in alcune organizzazioni, gli utenti più esperti all'interno di un'unità di business, di una funzione, o di un dipartimento sono responsabili per la costruzione di una visione business o di uno strato di metadati; in altre aziende, è il gruppo di BI centrale o il team di data warehouse che costruisce e mantiene la visione di business.
Reporting della produzione
Poiché le query di business e i tool di reporting consentono una formattazione di base dei report, gli strumenti specifici per il reporting della produzione sono molto più sofisticati quanto a formattazione e progettazione. Esempi di tool di reporting della produzione possono essere Actuate e.Report, BusinessObjects Crystal Reports, Reporting Services di Microsoft, OraclePublisher e Information Builders Web Focus.
Un tool per il reporting della produzione può accedere direttamente a un sistema transazionale per creare un documento come una fattura, un estratto conto bancario, un assegno, o una lista di ordini aperti.. Quando il reporting non riguarda il sistema transazionale, può essere riferito a un data store operazionale o a dati dettagliati all'interno di un data warehouse. Generalmente, l'IT sviluppa questi report per i seguenti motivi:
- La fonte dei dati è un sistema operazionale all'interno del quale non si può correre il rischio che utenti "inesperti" possano lanciare query che impegnino in modo intensivo risorse o che avviino query avvalendosi di un tool business.
- I report sono spesso eseguiti attraverso il sistema transazionale o sono incorporati all'interno del sistema stesso.
- Le informazioni richieste sono comuni a tutti gli utenti e ai dipartimenti e sono statiche, come per regolamentare i report
Poiché gli sviluppatori IT professionisti sono spesso gli utenti dei tool per il reporting della produzione, l'IT può anche utilizzare tali tool per dar vita a report secondo uno stile amministrativo, in particolare quando una società non dispone di un tool business per le query.
La tabella seguente evidenzia alcune differenze fondamentali tra tool per le query di business e tool per il reporting della produzione. Nessuna di queste differenze è assoluta, tranne per il fatto che detti tool tendono a soddisfare esigenze di distinti gruppi di utenti e, in molti casi, applicazioni distinte.
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Caratteristica |
Reporting della produzione |
Query Business e Reporting |
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Autore principale |
Sviluppatore IT |
Utente evoluto o utente aziendale |
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Obiettivo principale |
Preparazione del documento |
Decision making, management |
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Consegna dei report |
Supporto cartaceo o elettronico, incorporati in un'applicazione |
Portale, foglio di calcolo, e-mail |
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Qualità di stampa |
Ottima |
Presentazione di qualità |
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Base di utenti |
Decine di migliaia |
Centinaia o migliaia |
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Fonte dati |
Sistema operativo transazionale |
Data warehouse o mart, occasionalmente sistemi transazionali |
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Livello di dettaglio dei dati |
Granulare |
Aggregato |
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Ambito di applicazione |
Operativo |
Tattico, strategico |
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Uso |
Spesso integrato all'interno di un'applicazione |
Molto spesso nella BI come applicazione separata |
Online Analytical Processing (OLAP)
L'Online Analytical Processing (OLAP) è una metodo che si focalizza sull'esplorazione e sull'analisi dei dati. Mentre i tool per le query e il reporting pongono l'attenzione sulle modalità di accesso ai dati per scopi di monitoring, OLAP sposta l'accento da "cosa" sta accadendo verso l'indagine del "perché" qualcosa sta accadendo. Per scoprire il "perché", gli utenti possono non sapere con precisione quali sono le informazioni che stanno cercando e navigare quindi all'interno di un insieme di dati per scoprire particolari dettagli.
OLAP fornisce un'analisi interattiva da diverse dimensioni (come geografia, prodotto o tempo) e diversi livelli di dettaglio (anno, trimestre o mese). Per molti utenti, OLAP è diventato sinonimo di capacità di "drill-down" e "pivot". Molti prodotti di BI, tuttavia, oggi dispongono già di funzioni di drill-down e pivot senza però avere un vero motore OLAP o un database OLAP nel back end.
Con il progredire della tecnologia e degli skill degli utenti, le distinzioni tra OLAP e reporting sono sempre meno marcate. Gli utenti OLAP vogliono report con formattazioni di alto livello basate su dati multidimensionali; gli utenti dei report desiderano visualizzare immediatamente le gerarchie quando vedono un problema con un particolare parametro in un rapporto. Non vogliono essere costretti a lanciare un tool separato che li obblighi a spostarsi dal reporting all'analisi e quindi all'esplorazione.
Le seguenti caratteristiche continuano a distinguere i tool OLAP da quelli per le query di business e il reporting:
- Multidimensionale Gli utenti analizzano valori numerici di diverse dimensioni, come prodotto, tempo e geografia. Un report, d'altra parte, può essere unidimensionale, come il listino dei prezzi in un determinato momento.
- Velocità di risposta OLAP significa operare alla velocità del pensiero. Se un utente fa un doppio clic per visualizzare il dettaglio di un quadrimestre di un determinato anno, per avere una risposta non è assolutamente accettabile attendere 24 ore, ma nemmeno 24 minuti, o addirittura 24 secondi. Gli utenti, ovviamente, non vogliono report lenti, ma alcuni report richiedono tempo per essere eseguiti e programmati
- Interattività Il drilling è un modo per gli utenti di interagire con i dati OLAP. Il pivoting dà agli utenti la possibilità di visualizzare le informazioni secondo diverse prospettive, come la geografia o il prodotto. Lo slicing consente agli utenti di filtrare i dati all'interno di queste dimensioni, per ottenere per esempio le vendite in una determinata città o regione. Questo tipo di interattività all'interno di un reporting non OLAP è quasi inesistente..
- Diversi livelli di aggregazione Per garantire tempi prevedibili di query, i prodotti OLAP preaggregano i dati in modi diversi. Il reporting, al contrario, può operare a un più basso livello di dettaglio: piuttosto che le vendite per prodotto, si potrebbero avere i singoli elementi di una linea per un particolare, numero d'ordine.
- Calcoli cross-dimensionali Le dimensioni multiple comportano calcoli più complessi. Tramite l'OLAP, si potrebbe voler analizzare la percentuale di contributo o la quota di mercato. Tali analisi richiedono il subtotale delle vendite di una determinata nazione e quindi il calcolo della percentuale di contributo a livello di regione, Paese o addirittura mondo. Gli utenti possono analizzare questa percentuale di quota di mercato secondo altre dimensioni, come il fatturato a consuntivo confrontato con il budget previsto (nell'anno in corso rispetto all'anno precedente) o un particolare gruppo di prodotti. Questo calcolo spesso deve essere eseguito secondo un ordine particolare e comporta l'input di numeri che gli utenti non hanno mai visto. I report dettagliati, tuttavia, spesso si basano su un semplice subtotale o sul calcolo di valori che sono visualizzati nel report stesso.
Best practice per una Business Intelligence di successo
Il front-end della BI consiste di tool e di interfacce che gli utenti usano per accedere ai dati e per monitorare i trend. Questi tool comprendono query business e reporting, reporting della produzione, OLAP, Excel, dashboard e scorecard. I tool di performance management sono utilizzati in combinazione con tool e architetture di BI per migliorare la pianificazione e la produzione di relazioni finanziarie e misurare i risultati rispetto agli obiettivi e i target della società. Dato che gli strumenti di BI forniscono un volto all'architettura di business intelligence e ai processi, è facile che tali tool ottengano un'eccessiva quantità di attenzione. Essi, tuttavia, sono solo un aspetto di una soluzione di business intelligence, anche se importante. Per poter sfruttare appieno il valore della business intelligence, considerate quanto segue:
- Non sottovalutare mai l'importanza di questi tool quando dovete coinvolgere gli utenti nell'utilizzare i dati come strumenti di vantaggio competitivo.
- I tool di business devono operare in combinazione con la sottostante architettura tecnica; un tool è tanto intuitivo, affidabile e utile quanto lo sono i dati a cui accede.
- Lavorate sullo strato di metadati in modo da nascondere la complessità della struttura fisica del database.
- Considerate le distinte capacità dei diversi segmenti di tool e offrite il giusto strumento all'adeguato gruppo di utenti.
- Siate sempre informati sulle tecnologie emergenti che potranno fornire la migliore interfaccia utente per quegli utenti che ancora non “sono serviti” dalla BI.
