Fra i molti problemi che i Cio si trovano ad affrontare quotidianamente, il rapporto con i colleghi di business è fra i più spinosi, soprattutto quando si tratta di gestire e controllare report, dati e informazioni Spesso si dice che “se non sei parte della soluzione, allora sei parte del problema”. Ecco, è il momento di far capire ai colleghi di business che devono essere parte della soluzione.
In altre parole, i responsabili di business devono essere coinvolti nella definizione dei dati, nella gestione delle attività e dei parametri di performance che desiderano utilizzare nei report. Alcuni di essi potrebbero aver fornito delle specifiche su questi temi quando inizialmente avete sviluppato i report, ma ogni business è in continua evoluzione ed è perciò necessario rivedere continuamente tutti i predetti elementi per adeguarsi alle mutevoli condizioni.
Ancora più importante, le definizioni che avete ottenuto inizialmente erano probabilmente basate su discussioni one-to-one con specifici utenti o gruppi. Qualcuno ha forse tentato di parlare con tutte le differenti business unit per accordarsi su queste definizioni? Molto probabilmente no. Così una divisione può essere soddisfatta delle definizioni (erano quelle che essa stessa ha stabilito), ma ci saranno diversi altri gruppi che non utilizzano tali report, magari perché sono in disaccordo con le definizioni o magari semplicemente perché non li capiscono.
L'avvio di una data governance
A questo punto, cosa dovete fare? Una possibile soluzione è l'avvio di un formale processo di data governance basato sul business. Tale processo dovrebbe essere sia in linea con la vostra cultura di impresa sia con la dimensione della vostra azienda. In una grande struttura rigorosamente disciplinata, potete creare un comitato direttivo e dei gruppi di lavoro assieme a un competence center di business intelligence (BI).
Nelle imprese che non sono così grandi o con procedure non rigorosamente definite potrete assegnare la responsabilità a persone provenienti da differenti divisioni e lasciare che siano loro a decidere come garantire il processo di lavoro. Ma indipendentemente dalla cultura di management della vostra impresa o dalla dimensione, dovete assolutamente implementare un processo di gestione dei dati al fine di garantire la coerenza e la qualità delle informazioni.
Attuare la governance dei dati può sembrare un impegno improbo. Ed è molto importante il potere di persuasione per coinvolgere le persone. Ma se il business vuole disporre di dati coerenti, esaurienti e pertinenti, le persone devono per forza essere coinvolte.
Ricordare loro che, se viene implementata la data governance, il tempo che impiegano per discutere sui numeri e a conciliarli potrebbe essere sostituito da un lavoro di business molto più produttivo. O si ottengono dati coerenti prima di creare report o si tenta di farlo dopo. Non ci sono alternative.
Ecco le fasi essenziali:
- Lavorate a fianco delle persone di business per definire i dati, le regole aziendali e le metriche che tali persone vorrebbero apparissero nei report.
- Con chi deve usare i report, trovate un accordo su una visione coerente delle predette informazioni e regole. Se ciò non accade, il vostro sistema non andrà in produzione
- Stabilite le aspettative e ottenete l’impegno a partecipare allo svolgimento delle attività in questo processo di governance dei dati (NON è progetto “one time”).
- Documentate tutto e rendete questa documentazione facilmente disponibile per le persone del business, quando esaminano i report o esegueno l'analisi dei dati.
