Andrew McAfee, professore associato presso la Harvard Business School, ha coniato il termine Enterprise 2.0 ed è noto fra gli addetti ai lavori per le sue ricerche nell'ambito del project management.
Grazie all'influenza delle pratiche di Enterprise 2.0, il project management sta evolvendo su più ampia scala verso un insieme di mercati che spaziano dai servizi professionali al settore manifatturiero.
Project Management 2.0 è un termine che mette in evidenza l'importanza delle pratiche Enterprise 2.0 nella disciplina e nei tool di project management.
Cosa rende il project management 2.0 differente dal project management tradizionale?
Il project management 2.0 rappresenta un salto radicale all'interno del quale la collaborazione è posta al centro della gestione dei progetti.
Tradizionalmente, la disciplina e i tool di project management pongono un onere enorme sulle spalle del project manager. Questa figura deve raccogliere informazioni, creare e aggiornare i piani di progetto, comunicare i cambiamenti ai componenti del team e proporre report all’esecutivo. Il lavoro di routine spesso lascia poco tempo per la leadership e il pensiero strategico.
La nuova generazione di tool di project management si prende cura della parte di routine del lavoro del project manager, ricordando ai componenti del team le scadenze, di far confluire gli aggiornamenti nella pianificazione del progetto, di effettuare cambiamenti nella comunicazione e di costruire report.
Questo non poteva essere fatto senza la leva del potere di collaborazione di tutta la squadra. Con l'aiuto di tool di Project Management 2.0, le persone collaborano e condividono facilmente le informazioni. Questo aiuta il project manager a rivestire il ruolo di “visionario” di progetto anziché di taskmaster.
Sono molte le aziende seguono le pratiche del Project Management 2.0?
Anche se migliaia di piccole imprese e di grandi società stanno già sfruttando le nuove applicazioni, il trend del Project Management 2.0 è relativamente nuovo.
I blog dei progetti e i wiki sono molto popolari oggi, perché sono facili da usare ed efficaci per la collaborazione. Aziende come Microsoft, IBM, Google, Sun e SAP scrivono con regolarità sui loro blog di progetto.
Anche il numero di organizzazioni non tecnologiche che hanno un proprio blog di progetto è in rapida crescita. Uno dei più importanti esempi è il blog From Edison's Desk – iniziativa relativa al progetto GE Global Research. Questo offre agli appassionati di tecnologia di tutto il mondo l'opportunità di discutere del futuro della tecnologia con i ricercatori di GE.
Anche i Wiki sono popolari, in quanto stanno raccogliendo le conoscenze che tradizionalmente venivano sepolte e dimenticate nelle e-mail. Un buon esempio in questo senso potrebbe essere Dresdner Kleinwort. La divisione di investment banking della Dresdner Bank è riuscita a ridurre il volume di traffico e-mail del 75%. Ma ha anche dimezzato i tempi necessari per i meeting.
Di mese in mese,wiki e blog stanno diventando sempre più popolari, ma si tratta solo di tool generici. La pianificazione e la gestione collaborativa del software offrono un grande potenziale per aumentare la produttività.
Le nuove applicazioni e le piattaforme di collaborazione combinano il livello di controllo e la tradizionale gestione di progetti software con i vantaggi delle applicazioni Web 2.0. I tool migliori in questo settore sono integrati con la posta elettronica e sono facili e poco costosi.
Nell'ambito dei loro servizi, società come McDonald's, Walt Disney, Apple, Toyota e Capgemini utilizzano applicazioni di seconda generazione di project management.
Lei è il co-fondatore di Wrike, società che ha realizzaro un'applicazione Web-based che tenta di colmare il divario tra le e-mail, i tool di project management e i tool di collaborazione. Come funziona e cosa fa tale applicazione?
Il primo punto da considerare è che c'è un divario tra i piani strategici e l’attività quotidiana dei dipendenti. Molte aziende hanno separato piani strategici, piani trimestrali, piani di progetto e attività giornaliere dei componenti del team. Tutti questi piani dovrebbero invece essere una parte strutturata di un piano generale.
In secondo luogo, vi è un divario tra e-mail e software di project management che rende quest’ultimo inefficiente. L’e-mail è il tool software più utilizzato nel project management, ma strumenti di project management tradizionale, come Microsoft Project, ignorano questo fatto.
Si crea così un divario tra il tool di project management quotidiano (e-mail) e di project planning (Microsoft Project, Excel) Questo divario fa drasticamente diminuire la produttività a tutti i livelli dell'organizzazione, compresa la produttività dei top manager. È difficile avere un quadro di dove sta il business se ci si basa soltanto su migliaia di e-mail sparse in centinaia di caselle di posta. La posta elettronica è il cimitero di un sacco di informazioni utili.
Il terzo gap si crea tra i tool di project management e i tool del Web 2.0. I tool di collaborazione Web 2.0, come wiki, sono molto più potenti rispetto ai tradizionali software di project management in quanto consentono di integrare intelligenza collettiva e strutture emergenti. Ma allo stesso tempo, mancano di alcuni pezzi che sono di importanza cruciale al fine di poter risultare efficaci tool di gestione.
Wrike è progettato per colmare tutte queste lacune. Trasforma facilmente le e-mail dei componenti del team in elenchi di impegni quotidiani, fonde le to-do list giornaliere in piani di progetto e trasforma questi ultimi in rappresentazione di maggiori dimensioni. Wrike consente agli amministratori di combinare le pianificazioni top-down e bottom-up. Con Wrike, l'intera struttura è trasparente e può essere tracciata dall’obiettivo trimestrale alle attività quotidiane di un qualsiasi componente del team. Questo permette di avere una visibilità in tempo reale in azienda, consentendo ai dirigenti di indirizzare il business nella giusta direzione.
Per coprire il divario tra le e-mail e i software di project management, Wrike crea un task dalla vostra e-mail semplicemente aggiungendo wrike@wrike.com tra i destinatari della posta elettronica. Il task viene immediatamente caricato in Wrike e viene condiviso con il team. Se qualcuno apporta delle modifiche, si è automaticamente informati sugli aggiornamenti tramite una notifica via e-mail.
Come funziona Wrike a confronto degli altri tool di project management?
Il vantaggio di Wrike è che è un software molto flessibile. Consente di costruire gerarchie con cartelle/sottocartelle multilivello. Una cartella in Wrike unisce task che ruotano intorno a un tema o a un’attività comune.
Una cartella può rappresentare un progetto, un prodotto, un dipartimento, una filiale, un ufficio, una funzione, una persona, un evento e così via. Ogni cartella può consistere in una gerarchia di sottocartelle e di task, così il vostro piano risulta organizzato logicamente. È possibile sovrapporre le vostre gerarchie e includere un item o una cartella in molte cartelle.
In questo modo potete dividere un progetto in dipartimenti, step o fornitori e mantenerlo ancora come piano interconnesso per le persone che hanno la piena visibilità nel progetto.
I project marketer, gli analisti di business e gli ingegneri hanno una propria immagine dello stesso progetto. Questo significa che un'organizzazione può essere pienamente coperta da Wrike e ogni dipendente contribuisce per la sua parte al progetto globale. Questo elimina il divario che esiste tra le to-do list quotidiane, la pianificazione di progetto e i piani strategici. La collaborazione e le caratteristiche di Wrike aiutano a mantenere questa immagine aggiornata e a farla evolvere nel tempo.
Quanto sono importanti i tool come Wrike per il Project Management 2.0?
Le persone, i processi e gli strumenti dovrebbero essere bilanciati. I tool da soli non possono certo fare tutto il lavoro, ma possono aiutare le persone, e possono catalizzare i cambiamenti nei processi. Proprio come i blog democratizzano i media, strumenti come Wrike democratizzano la gestione del progetto. La democratizzazione del project management sarà vantaggiosa per gli azionisti, i manager e i team.
Anche se qualcuno in azienda individua un tool che potrebbe aiutare, il problema è indurre gli altri a utilizzarlo-
Certo, e questo è stato il problema con i tradizionali tool di project management: erano complessi, costosi e non funzionavano con l'e-mail. Al contrario, i tool di seconda generazione come Wrike sono leggeri e facili da usare: non richiedono alcuna installazione e formazione. La semplicità è la chiave per l’adozione. Quando le persone amano il software, non solo utilizzano il tool, ma ne parlano ad altre persone. I blog sono un grande esempio di tool che si è diffuso viralmente.
Parliamo del project management in generale. Quali competenze sono importanti per il project manager?
I project manager dovrebbero avere le stesse competenze di tutti gli altri manager: devono avere forti skill analitici e dovrebbero essere in grado di guidare le persone. Confrontando le differenze tra manager in generale e project manager, questi ultimi di solito devono avere una migliore propensione per l'analisi dei potenziali rischi ed essere capaci di individuare diversi scenari what-if. Il project manager può essere paragonato a un giocatore di scacchi, ma la vita reale ha molte più variabili.
Dove prevede andrà il project management nei prossimi 10 anni? Sarà ancora alle prese con gli stessi problemi oppure nasceranno saranno nuove sfide?
Negli ultimi 15 anni, abbiamo visto nascere l’outsourcing, la globalizzazione e la personalizzazione di massa. E questi hanno certamente causato alcuni cambiamenti nel project management. Le imprese stanno diventando più agili e le persone sono sempre più produttive. Il project management si adatta a questi cambiamenti.
Con l'ampia adozione di metodi agili, le pratiche di gestione del progetto si sono notevolmente evolute nel corso degli ultimi 10 anni.
Un altro buon esempio è l'aumento della popolarità dei tool di collaborazione: si avvalgono di una connessione Internet a banda larga per arrivare alla sede, agli uffici remoti e ai partner di outsourcing. In questo modo possono contribuire a risolvere le nuove sfide poste dalla globalizzazione e dall'outsourcing, consentendo di sfruttare le nuove opportunità offerte dalle tecnologie avanzate.
Nei prossimi 10 anni, i tool faranno più lavoro di routine per noi, lasciandoci più tempo per il pensiero creativo.
