Tempo di budget. Per i Cio queste settimane sono importanti per definire i piani del'anno prossimo e per tracciare le linee di sviluppo e operative per gestire l'informatica in azienda. Di seguito 5 suggerimenti che possono tornare utili nella fase di definizione del budget:
• Non far propria la teoria “chi più spende più ottiene”. Si tratta di un errore frequente, che non garantisce un'allocazione ottimale delle risorse;
• Adottare un approccio “misto” per la definizione del budget. L'It non è una funzione subordinata e separata dal resto dell'azienda, ma ne rappresenta l'intelaiatura, ne abilita il funzionamento e il cambiamento e deve essere permeata da strategie e processi. Le risorse vanno allocate nella maniera più razionale possibile, adottando un criterio di tipo top down, per le iniziative che hanno impatti rilevanti sui processi e sulle strategie aziendali, e un approccio bottom up per le attività necessarie al funzionamento dell'infrastruttura e alla sua manutenzione;
• Definire business case con criteri univoci tra le diverse iniziative, da utilizzare ex post. Quanto prodotto dall'It deve rispondere a un'esigenza ed essere considerato sia in rapporto alle risorse necessarie per il completamento del progetto (ex ante), sia in funzione della rispondenza dell'iniziativa agli obiettivi iniziali (ex post). I criteri di valutazione e stima devono essere univoci all'interno dell'impresa ed essere utilizzati per tutte le iniziative rilevanti, a prescindere dalle diverse aree;
• Attribuire delle priorità sulla base della probabilità di successo dell'iniziativa e dei benefici attesi. Non solo dei costi. Solitamente, la priorità più alta viene data ai progetti che richiedono meno risorse. Ciò però non garantisce automaticamente un “risparmio”, dal momento che i criteri di stima possono essere differenti rispetto ad altri progetti. Occorre chiedersi quale iniziativa risponda meglio agli obiettivi strategici dell'organizzazione e se esistono progetti in parte ridondanti o duplicati. Infine, è importante che i decisori aziendali si domandino, sulla base dei risultati pregressi, quali siano le reali probabilità di successo dell'iniziativa in relazione alla complessità, al numero di enti/fornitori/ruoli coinvolti;
• Privilegiare i progetti che abilitano la strategia dell'azienda. L'It deve assumere un duplice ruolo all'interno dell'azienda: quello di struttura di servizio e di utility, che deve essere il più possibile allineata alle strategie e ai processi e deve conferire all'azienda produttività, efficienza e capacità competitiva secondo parametri di efficienza, produttività ed economicità. In questo senso, i Cio e il management aziendale devono preoccuparsi di privilegiare, monitorandoli in ciascuna fase (preliminare, in corso d'opera e successiva all'implementazione), i progetti It che abilitano le linee strategiche.
*It project manager ed esperto formazione
