Stiamo valutando l'adozione di un content management system per la gestione documentale all'interno di alcune aree aziendali pilota. Prima di passare a software commerciali, vorremo capire meglio l'offerta del mondo opensource e i relativi vantaggi/svantaggi.

Le due principali soluzioni CMS opensource sono Joomla e Drupal. Il primo gode della community più vasta e ha i suoi punti di forza nella semplicità d'uso e nella completa funzionalità, favorita dalle funzioni built-in incorporate e i plug-in sviluppati (sia gratuiti che commerciali). E' considerato un po' carente nell'architettura visto che si possono fare gerarchie a due soli livelli di contenuto (sezioni e categorie).

Drupal, al contrario, è forte sul lato dell'architettura ma ha meno funzionalità e plug-in di Joomla.

Altre soluzioni consolidate sono Typo3, Mabo e Plone (l'unico scritto in Python, gli altri sono quasi tutti in PHP). Progetti promettenti, ma ancora giovani, sono CMS Made Simple, Typolight e Webgui.

In genere, i prodotti opensource hanno il vantaggio della licenza libera e risolvono la maggior parte delle esigenze di gestione "standard" di documenti. Dove per standard si intende l'abbinamento dei documenti a un certo numero di utenti organizzati sulla base di autorizzazioni predeterminate, il tutto gestito in appoggio a una rete intranet o extranet in modo che gli utenti possano collegarsi, visualizzare, scaricare o modificare i documenti.

Se la gestione documentale è più complessa (si pensi a un sito e-commerce), oppure prevede l'interazione massiccia con i database aziendali, allora lo scenario cambia e i prodotti opensource possono mostrare dei limiti.

In ogni caso, la scelta dello strumento non può non passare da una puntuale analisi delle esigenze, considerando in particolare i seguenti punti:

• Il formato ed il supporto dei documenti, dal momento della loro acquisizione, al trattamento e distribuzione (documenti cartacei, form elettroniche, e-mail, pagine Web, eccetera)
• La natura di business dei documenti (documentazione amministrativa, comunicazioni di marketing, dati del personale)
• La finalità con la quale vengono trattati i documenti (compiere attività o prendere decisioni)
• Il canale utilizzato per acquisire o diffondere i documenti (canale Web sui siti istituzionali, documenti cartacei, email, contato diretto con il pubblico)

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