La maggior parte delle persone che si occupa degli acquisti IT ha già definito i budget per il 2009. E anno dopo anno, sembra che tutti i responsabili IT debbano affrontare il medesimo problema: il top management non si preoccupa del budget IT finché non è troppo tardi. Questo spesso porta a una vera lotta per ottenere ciò che è necessario e con un budget IT che non è mai quanto si ha richiesto.
Ma ci sono alcuni modi con cui i responsabili IT possono mitigare questi conflitti. Anzitutto possono iniziare seguendo questi sei semplici passaggi:
- Capire
- Pianificare
- Progettare
- Implementare a piccoli passi
- Ripetere
- Comunicare
Capire - Questo è il "perché" della pianificazione dell'infrastruttura. Se dovessimo riassumere il punto di vista del top management riguardo il budget IT, sarebbe che nessun executive vorrebbe mai sentirsi dire che c'è da spendere un milione di euro per dei nuovi server. Il sogno del top management è di avere manager IT capaci di ridurre le spese per le infrastrutture IT e di supportare altri costi previsti dagli obiettivi aziendali.
Per i responsabili IT è fondamentale razionalizzare le spese "superflue". Bastano solo pochi acquisti di questo tipo per precludere la via a eventuali future richieste di budget. È necessario capire quali sono le vere esigenze di business e anche essere in grado di stabilire le corrette priorità.
Pianificare - È il "che cosa" del processo. L'unico modo veramente efficace di agire è di avere un piano. Non è necessario che il vostro piano sia perfetto o il migliore in assoluto, ma dovete averne uno. Datevi un obiettivo e stabilite a grandi linee cosa vi serve per raggiungerlo. Per esempio, se gestite un ambiente Windows con poca ridondanza, il vostro piano di infrastruttura IT potrebbe prevedere l'acquisto di tre nuovi server che supporteranno tutte la ridondanza che il business necessita.
C'è una miriade di strumenti resi disponibili da fornitori come Dell, HP, IBM e Microsoft che possono aiutare in questa fase. Ce ne sono anche gratuiti - come il capacity planning tool di Microsoft che possono essere utilizzati dagli IT manager. Questi tool possono essere d'aiuto quando si tratta di stabilire se il vostro ambiente Windows ha bisogno di un unico processore a 64 bit con 4 GB di RAM e di un disco da 150 GB oppure se serve un chipset quad-core x64 con 16 GB di RAM e un array storage.
Progettare - Una volta che avete definito un piano, è il momento di iniziare la progettazione. Questo è il "come". Facendo riferimenti ai white paper, parlando con i vendor e conducendo ricerche generiche, stabilite anzitutto come potreste usare diverse tecnologie per raggiungere il vostro obiettivo. Nello sviluppo del vostro progetto, non dimenticare il licensing. Prendete poi in seria considerazione la virtualizzazione. Si stima che la maggior parte dei server funzionano solo per il 10% della loro capacità. La virtualizzazione può spingere questo utilizzo fino all'80% - lasciando un cuscino di sicurezza - ma questo richiederà un livello ancor più elevato di pianificazione.
Implementare a piccoli passi - Il concetto è semplice: una volta che si sono chiaramente definiti il "perché" e il "che cosa". Eseguite il "come", ma in fasi successive. Fate piccoli passi. È improbabile che otteniate l'accesso al vostro intero budget in una sola volta, è invece più plausibile pensare che sarete in grado di effettuare piccoli acquisti ogni mese. Questo permette agli amministratori It di apportare al framework aggiunte mensili e quindi procedere con continuità nel proprio piano.Un piano di infrastruttura IT che include la virtualizzazione spesso può essere implementato nel corso di diverse fasi hardware.
Ripetere - L'aspetto positivo di un approccio a piccoli passi è che si hanno maggiori probabilità di individuare rapidamente i problemi all'interno delle diverse fasi. E quando tali problemi sono stati identificati i manager IT possono andare al passo appropriato e modificarlo, a seconda delle necessità. Per esempio, se c'è un problema in relazione a come la virtualizzazione viene implementata nel vostro ambiente, non c'è bisogno di cambiare il "cosa", solo il "come".
Comunicare - Poiché la maggior parte dei responsabili IT conosce alla perfezione gli “ambiti più reconditi” di una società, sa dove è probabile che si verifichi il prossimo malfunzionamento e di solito sa come risolvere questo problema. Ma spesso non riesce a disegnare un quadro della situazione per l'amministratore delegato. I manager IT sono soliti a spiegare il come, ma si dimenticano di spiegare il perché.
I manager IT che imparano a pianificare i bisogni dell'infrastruttura e a comunicare questi progetti in modo efficace hanno ottime possibilità di ottenere dal top management l'aiuto e il budget sperati.
